一、校内审批与公示（10个工作日）
1. 校内审批：各位教师通过所在学院或部门的OA系统签报行文报校领导审批。
行文样例（仅供参考）
关于***同志赴***参加***（如：学术会议）的请示
校领导：
应**国**大学**邀请，我院***老师拟于*年*月*日至*月*日赴*国参加***。本次出访费用拟从*****（此处填经费来源）经费中开支。
恳请批准。
附件：邀请函及译文
**学院
日期
2. 校内公示：报省外办审批前，国际处将在校园网对因公出国任务进行公示，公示期5个工作日。
二、照相与生物信息采集（1-2个工作日）
1. 教师赴黄石铁流摄影（黄石大道243号）拍摄因公护照照片，拷贝电子版照片，领取因公护照回执，冲洗因公护照照片和签证照片。拍照时，请穿深色有领衣服。
2. 国际处与黄石市外办预约时间，教师按照预约时间携带身份证、户口本、邀请函及译文、电子照片、U盘赴黄石市外办采集指纹，领取生物信息采集回执单。
3. 将照片回执单、生物信息采集回执单、照片（电子+纸质）交国际处专办员。
注：照相与生物信息采集应在报省外办审批至少2日前完成
三、省外办审批及因公护照办理（10个工作日）
由国际处专办员负责办理，教师需提供下列材料：
材料名 | 格式与份数 | 具体说明 | |
1 | 学院行文 | 原件纸质1份 | 学院领导签字，加盖学院公章 |
2 | OA系统校领导批示页 | 纸质1份 | 从OA系统打印 |
3 | 身份证个人信息页 | 电子+复印件3份 | 身份证原始大小 |
4 | 户口本个人信息页 | 电子+复印件3份 |
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5 | 日程安排 | 电子档 | 出访总天数按从境内海关出境那天到境内海关入境那天计算；境内的行程不用写，如计划从武汉前往广州，再从广州前往悉尼，只写广州至悉尼的行程；计划从悉尼回广州，再从广州回武汉，只写悉尼至广州的行程。 |
6 | 邀请函复印件及译文 | 电子档，不接受相机拍照照片，复印件3份 | 信头或信尾的邀请人电话地址必须翻译，如没有则自行提供。 |
7 | 因公临时出国人员备案表 | 电子档 | 请见《因公临时出国人员备案表》填写说明（见附件） |
8 | 出访团组成员信息采集表 | 电子档 |
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9 | 因公临时出国（境）任务和预算审批意见表 | 电子档+纸质3份 | 出访人填写，国际处负责人签字后，出访人交财务处长签字盖章后交回国际处。 |
10 | 因公出访告知事项 | 纸质3份 | 打印后签名 |
11 | 生物信息采集回执单 | 电子档 | 办理新证须提供，指纹采集时获取 |
12 | 照片回执单 | 电子档 冲印照片一版 | 办理新证须提供，照相时获取 |
1. 因审批过程长，环节多，为避免耽误行程，敬请在出国（境）时间前两个月完成OA系统审批，给办理批件护照和签证留出充足时间。 2. 表格见附件。 3. 除OA系统上的各级领导批示页外，其他材料可先行提供。所有电子档材料请打包发送至邮箱xuefang@hbnu.edu.cn。压缩包命名格式：姓名--出访国家-出访日期（如：张三-英国-20230815） 4. 取得批件时间为1-2周。教师在等待批件和因公护照时准备签证材料 | |||
四、办理签证（办理时限依各国使领馆办理周期）
教师将签证材料交国际处，由国际处专办员赴省外办签证处办理。个人不得私自送签。
材料清单：
材料名 | 具体说明 | |
1 | 出国任务批件原件（若出国目的为培训，需提供国家外国专家局的培训备案件） | 由国际处专办员办理 |
2 | 因公签证个人资料表 | 出国人员填写 |
3 | 有效的因公护照 | 入境时护照有效期必须在6个月以上；由国际处专办员办理 |
4 | 邀请函、派遣函、照片及相关材料等 | 视各国要求而定，由出国人员提供 |
五、行前教育
教师须在出发至少一周前填写《湖北师范大学出国（境）人员登记表》（在线表格，与国际处专办员联系获取链接），报送旅行行程单（购买机票时获取），并至国际处接受行前安全教育，签署安保承诺书。
六、出国期间管理
教师出国期间应严格遵守组织记录、外事纪律和财经纪律，严格执行审批行程，妥善保管证照，每日填写出访日志（详见《因公出访告知事项》）。
教师出国期间应注意人身和财产安全，牢记中国驻外使领馆联系电话，如遇紧急情况需求助可联系中国驻当地使领馆或拨打外交部全球领事保护与服务应急热线（12308热线）。
七、回国管理
1. 教师访问结束后须按期回国。如遇特殊情况航班改签，须及时告知国际处。如因航班延误原因超期，必须附航空公司的证明。
2. 教师回国后7日内将以下材料上交国际处：
1）因公护照
2）出访报告（团长签字）
3）出访日志（团长签字）
4）《因公临时出国（境）团组执行中央八项规定及其实施细则精神报告表》（全体团员签字）
5）湖北师范大学回国人员登记表（在线表格，与国际处专办员联系获取链接）。
3. 国际处将对回国教师进行回国访谈。
专办员：姜雪芳
电话：0714-6519012 13581288905 QQ ：1849460964
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